Coronavirus: informations pour les maîtres d'ouvrage d'utilité publique

Les assemblées générales peuvent être tenues en présentiel sans aucune restriction.

Comme pour toutes les autres manifestations en intérieur, le Conseil fédéral a supprimé les mesures existantes (obligation de certificat avec 2G et port obligatoire du masque ou 2G+ sans port obligatoire du masque) avec effet au jeudi 16 février 2022. Des mesures plus strictes sont toutefois possibles au niveau cantonal. Les exploitants d'établissements peuvent en outre prévoir l'obligation de porter un masque.

Les assemblées générales sont encore autorisées sous forme écrite jusqu'à fin 2022, conformément à l'ordonnance COVID-19

L'ordre d'une assemblée générale écrite doit - si l'assemblée générale en présentiel devait déjà avoir été convoquée - être communiqué par écrit ou publié par voie électronique au plus tard quatre jours avant l'événement. De plus, les autres dispositions statutaires sont à respecter.

En cas de vote par correspondance, il y a lieu de préparer avec soin les affaires et de garantir, si possible, un échange de questions et d'opinions par d'autres moyens. Si une coopérative décide de recourir à la forme écrite, il peut être utile d'utiliser nos modèles, de demander conseil à des spécialistes ou de procéder à un examen préalable auprès du registre du commerce.

Notification: Les assemblées générales écrites devraient être autorisées jusqu'à fin 2022 sur la base de l'art. 27 de l'ordonnance 3 COVID-19. La décision doit être notifiée par écrit ou publiée sous forme électronique au plus tard quatre jours avant l'assemblée. Si la date de l'assemblée générale écrite a déjà été fixée, il est judicieux de la communiquer également.

L’invitation à l'assemblée générale écrite doit être envoyée dans les délais prévus par les statuts de la coopérative (avant la date du vote).
Tous les documents de vote et d'élection requis pour l'assemblée générale doivent être joints à l’invitation:
> Ordre du jour,
> Eventuellement procès-verbal de la dernière AG
> Rapport annuel avec bilan et compte de résultat
> Rapport de l’organe de révision
> Noms des personnes à élire, resp. de l’organe de révision
> Carte de vote (à signer par la ou les personne-s habilitée-s à voter)
> Bulletin de vote pour chaque point de l'ordre du jour, plus enveloppe neutre et cachetable
> Enveloppe réponse affranchie et adressée

Point important no1: dans l'invitation, indiquez la date du dernier vote possible (le cachet de la poste faisant foi) et expliquez brièvement comment voter: par exemple: «Pour que vos votes soient valables, il est nécessaire de joindre la carte de vote signée à l'enveloppe-réponse (en dehors de l'enveloppe de vote). Les bulletins de vote doivent être remplis à la main et renvoyés dans une enveloppe de vote neutre scellée».
Point important no2: si une décision est prise sur un point de l'ordre du jour qui doit revêtir la forme authentique, le notaire doit être consulté avant l'ouverture de l'enveloppe-réponse pour savoir quel mode de procéder est requis.

Assemblée générale: lors de l'assemblée générale elle-même, doivent être physiquement présents une personne du Comité (plus judicieusement le président, un rédacteur du procès-verbal de constat, un notaire pour les décisions requérant la forme authentique et un scrutateur. Si des procurations sont prévues pour le vote, cette personne doit également être désignée et être présente à l'Assemblée générale. Lors de l'élection du scrutateur, il est en outre recommandé de désigner une personne indépendante (par exemple un membre de l’organe de révision).

Procès-verbal de constat: celui-ci doit comprendre tous les points de l'ordre du jour et être signé par le Président ainsi que par son rédacteur. Comme les membres ne peuvent pas suivre l'Assemblée générale «en direct», nous conseillons de mettre dès que possible à disposition de tous les membres le procès-verbal de constat, y compris les résultats des élections et des votes.

Si vous deviez avoir des questions sur le mode de procéder, qui ne trouvent pas de réponse ici, veuillez contacter de préférence notre service juridique, qui vous aidera également avec des modèles ou en tant que bureau électoral neutre.

L'art. 27 de l'Ordonnance 3 COVID-19 donne aux coopératives la possibilité, hormis l'exécution d'une assemblée sous forme écrite, de tenir une assemblée générale virtuelle. Cette réglementation est applicable jusqu'à l'entrée en vigueur des dispositions sur le déroulement de l'assemblée générale tel que prévue par la modification du 19 juin 2020 du Code des obligations (connue sous le titre Révision du Code des obligations), mais au plus tard jusqu'au 31 décembre 2023. Lorsque la modification de la loi susmentionnée entrera en vigueur en 2023, l'assemblée générale virtuelle sera également rendue possible pour les coopératives disposant d'une base statutaire en ce sens, et l'art. 27 de l'Ordonnance 3 COVID-19 perdra sa validité.

A titre d'alternative aux outils en ligne coûteux, Zoom, MS Teams et Skype sont disponibles, étant précisé que le nombre maximum de participants pouvant être visualisés en même temps à l'écran est limité.

L'assemblée doit être convoquée selon les modalités prévues par les statuts.

Lors de la tenue d'une Assemblée générale virtuelle, les conditions suivantes sont à respecter:

• l'identité des participants doit être établie
• les votes de l'Assemblée générale sont transmis immédiatement
• chaque participant-e doit pouvoir faire des propositions et prendre part à la discussion
• le résultat du vote ne doit pas être faussé.

Pour les petites et moyennes coopératives, étant donné la notoriété des membres, un processus d'identification en deux ou trois étapes, c'est-à-dire l'inscription des membres sur une liste de courrier électronique, l'envoi du lien aux membres et, si nécessaire, une identification par photo, devrait suffire. Dans le cas de grandes coopératives, une identification supplémentaire est conseillée, par exemple en indiquant le nom et l'adresse lors du vote électronique.

Le droit de participation signifie que chaque membre de la coopérative a impérativement le droit de participer à l'Assemblée générale, ce qui, dans le cas d'une AG virtuelle, inclut la faculté de soumettre des propositions et de participer aux discussions. Si un grand nombre de personnes ne peuvent y assister pour des raisons techniques, il convient de renoncer à une Assemblée générale électronique et de tenir l’assemblée sous forme écrite.

Au terme de la discussion, les membres ont la possibilité de voter. Le vote ou l'élection peuvent avoir lieu pendant l'assemblée. Pour des raisons de preuve, il peut être conseillé de voter par courrier électronique ou sous une autre forme électronique, le résultat du vote étant établi ultérieurement.

Malgré le fait que l'assemblée ait lieu virtuellement, une «assemblée résiduelle» en présentiel se tient avec le président et le rédacteur du procès-verbal ainsi qu'avec d'autres participants éventuels tels que les scrutateurs, les représentants de l'organe de révision et le notaire.

Si des problèmes techniques surviennent pendant l'Assemblée générale qui l'empêchent de se poursuivre en bonne et due forme, il faut la répéter. Les décisions prises par l'Assemblée générale avant l'apparition des problèmes techniques restent valables.

Oui, les déménagements et les visites d'appartements sont autorisés sans mesures de protection (ni obligation de port du masque ni limitation du nombre de personnes).

Il se peut que certains locataires aient des difficultés à payer le loyer en raison de la situation économique. Au plan purement juridique, les locataires sont toujours tenus de payer le loyer à temps.

Le Conseil fédéral invite aussi expressément les propriétaires et les locataires à collaborer pour trouver ensemble des solutions à l'amiable. Nous conseillons aux coopératives de permettre à leurs locataires de payer par tranches en cas de difficultés financières, ou d'utiliser leur propre fonds de solidarité, par exemple.

Important: il ne sera cependant guère possible d'éviter les pertes de loyer. Nous recommandons par conséquent que les coopératives développent des scénarios pour elles-mêmes, afin d'assurer leurs liquidités.

De l'avis juridique* de nos experts, le loyer est en principe dû, puisque les restrictions prescrites ne peuvent pas être considérées comme un défaut de l'objet loué.

Après qu'un compromis pour la renonciation à certains loyers commerciaux ait apparu au cours de l'été 2020, la loi COVID-19 sur les loyers commerciaux a été rejetée par le Parlement en décembre 2020.

Dans certains cantons, des réglementations cantonales s'appliquent.

Nous vous recommandons de rechercher des solutions à l'amiable avec les locataires commerciaux. Il est envisageable d'accorder aux locataires des réductions de loyer échelonnées dans le temps et en termes de montant, suivies de solutions transitoires liées au chiffre d'affaires, de paiements échelonnés ou même de dispenses de dérogation pour les entreprises peu touchées. Des accords d'ajournement temporaire peuvent également être conclus. Dans certaines circonstances, le fonds de solidarité de la coopérative peut également être utilisé.

*Veuillez noter qu'il s'agit en l’occurrence d'une situation nouvelle et qu'il n'existe encore aucun précédent ni jurisprudence à ce sujet. Les recommandations sont basées sur l'avis juridique de nos spécialistes et sur les avis d'experts indépendants (Higi). Cependant, elles sont sans garantie. En cas de doute, veuillez demander un conseil personnalisé.

La recommandation de l'OFSP concernant le télétravail a été abrogée le jeudi 17 février 2022. D’autre part, l'obligation générale de port du masque pour tous les collaborateurs travaillant dans des espaces intérieurs où se trouvent plus d'une personne a également été supprimée.

Les employeurs décident donc individuellement du télétravail et du port du masque sur les lieux du travail. En vertu de la loi sur le travail, ils sont tenus de prévoir les mesures nécessaires pour protéger leurs collaborateurs. En outre, les règles de protection des travailleurs particulièrement exposés restent en vigueur jusqu'à fin mars.

Des règles supplémentaires s'appliquent à la protection de travailleurs particulièrement vulnérables:

• Sont considérées comme particulièrement à risque les femmes enceintes qui ne sont pas complètement vaccinées, ainsi que les personnes atteintes de maladies particulières et d'anomalies génétiques, qui ne peuvent pas se faire vacciner pour des raisons médicales et qui ne sont pas considérées comme guéries. Ces travailleurs font valoir leur danger particulier par une déclaration personnelle; l'employeur peut en outre exiger un certificat médical.
• Les obligations professionnelles doivent être accomplies à domicile. Si cela n'est pas entièrement possible, il convient d'organiser un travail de remplacement approprié, même en dérogation au contrat de travail.
• Si le travail à domicile n'est pas possible, un espace de travail clairement délimité doit être mis en place. Dans la mesure du possible, il faut éviter tout contact avec la clientèle. Les mesures de protection usuelles s'appliquent selon le principe STOP (substitution, mesures techniques, mesures organisationnelles, équipement de protection individuelle).
• L'employeur consulte les travailleurs concernés avant de prendre les mesures prévues, les documente par écrit et les communique aux travailleurs de manière appropriée.
• Les travailleurs concernés peuvent refuser d'effectuer le travail qui leur est assigné si les mesures de protection nécessaires ne peuvent pas être appliquées correctement ou si le risque de contagion est jugé trop élevé, l'employeur pouvant alors exiger un certificat médical. En dernier recours, l'employeur libère les travailleurs concernés de leur obligation de travailler tout en continuant à leur verser leur salaire. En pareil cas, il est possible d'examiner la possibilité de faire valoir le droit à l'allocation de perte de gain coronavirus conformément à l'art. 2 al. 3quater de l'Ordonnance 3 COVID-19.

La durée maximale d'indemnisation en cas de réduction de l'horaire de travail (RHT) a été augmentée et une procédure de décompte simplifiée a été introduite et prolongée.

Les travailleurs qui ont atteint l'âge de la retraite AVS n'ont en principe plus droit au chômage partiel.

Les salles communautaires peuvent généralement rester ouvertes. Les mesures à appliquer dépendent de l'utilisation, en se référant aux explications de la rubrique «Manifestations».

Selon les informations de Medgate, qui clarifie des questions relatives au coronavirus sur mandat de l'OFSP, les chambres et les appartements d'hôtes - tels que les hôtels, les B&B, les AirBNB - ne sont soumis en réalité à aucune restriction de location en tant que baux temporaires. Les règles d'hygiène applicables dans cette «situation extraordinaire» doivent néanmoins être respectées. Si un nettoyage approfondi est effectué avec moyens de nettoyage et de lavage normaux, de contenu tensioactif, ces locaux peuvent toujours être loués.

Les manifestations en intérieur peuvent en principe être organisées sans aucune restriction.

Le Conseil fédéral a levé les anciennes mesures (certificat obligatoire avec 2G et masque obligatoire ou 2G+ sans masque obligatoire, consommation en position assise, limitations du nombre de personnes) avec effet au jeudi 17 février 2022. Des mesures plus strictes sont cependant possibles au niveau cantonal. Les exploitants d'établissements peuvent en outre prévoir l'obligation de porter un masque.

Les manifestations en plein air sont en principe à nouveau autorisées dès le jeudi 17 février 2022, sans limite supérieure de personnes ni restriction d'accès. Des restrictions sont toutefois possibles au niveau cantonal.

Il n'y a plus non plus de limite de personnes pour les manifestations organisées en famille ou entre amis (manifestations privées) et il n'est plus nécessaire d’observer les recommandations générales de l'OFSP en matière d'hygiène et de comportement.